GoBD: Die Compliance-
Checkliste 2026.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in elektronischer Form (GoBD) sind kein neues Thema — aber 2026 prüft das Finanzamt schärfer als je zuvor. Wer hier scheitert, riskiert Verwerfung der Buchhaltung und Schätzung. Die Checkliste.

Was GoBD verlangen

Die GoBD vom BMF-Schreiben 28.11.2019 (zuletzt aktualisiert) definieren, wie elektronische Bücher und Aufzeichnungen geführt werden müssen. Die sechs Kernprinzipien:

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachkundiger Dritter muss die Buchhaltung in angemessener Zeit prüfen können.
2. Wahrheit, Vollständigkeit, Richtigkeit: Alle Geschäftsvorfälle vollständig erfassen.
3. Klarheit und Übersichtlichkeit: Buchungen versteh­bar dokumentieren.
4. Zeitgerechte Erfassung: Kassenbuchungen täglich, sonstige Buchungen innerhalb 10 Tagen.
5. Ordnung und Unveränderbarkeit: Belege chronologisch, Änderungen nachverfolgbar.
6. Aufbewahrung 10 Jahre: Alle steuerrelevanten Unterlagen.

Die Compliance-Checkliste

Verfahrensdokumentation

• ☐ Schriftliche Beschreibung wie Belege erfasst, geprüft, gebucht und archiviert werden
• ☐ Verantwortliche Personen benannt
• ☐ Software-Verfahren beschrieben (DATEV, Lexware, andere)
• ☐ Schnittstellen zu anderen Systemen dokumentiert
• ☐ Jährliche Aktualisierung

Belegerfassung

• ☐ Eingangs-Rechnungen digital erfasst (PDF oder Scan)
• ☐ Original-Belege OCR-lesbar gescannt
• ☐ Belegidentität durch Belegnummer eindeutig
• ☐ Bezahlprüfung dokumentiert (Bestätigung Sach- und rechnerische Prüfung)
• ☐ Aufbewahrung in maschinenlesbarer Form

Kassenführung (bei Cash-Branchen)

• ☐ TSE-konforme Kasse (Technische Sicherheitseinrichtung)
• ☐ Z-Bons täglich erstellt und aufbewahrt
• ☐ Kassensturzprüfung dokumentiert
• ☐ Kassenbuch zeitgerecht
• ☐ Belegausgabepflicht eingehalten (seit 2020)

Datensicherung und Aufbewahrung

• ☐ Backup-Konzept (täglich, geografisch redundant)
• ☐ Migrationsfähigkeit bei Systemwechsel
• ☐ Lesbarkeit über 10 Jahre gesichert
• ☐ Z2/Z3-Zugriff für Prüfer möglich

Software-Anforderungen

• ☐ Software ist GoBD-zertifiziert oder vom Hersteller-Testat bestätigt
• ☐ Buchungen unveränderbar (keine nachträglichen Änderungen ohne Storno-Trail)
• ☐ Belegidentität und Verknüpfung Beleg-Buchung sichergestellt
• ☐ Berechtigungskonzept implementiert

Konsequenzen bei Verstoß

Wenn das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit verwirft, kann es nach § 162 AO schätzen. Schätzergebnisse liegen typischerweise 20–40% über den tatsächlichen Werten — was eine erhebliche Steuermehrbelastung bedeutet. Daneben drohen Verzögerungsgeld und im Extremfall strafrechtliche Konsequenzen (§ 370 AO Steuerhinterziehung).

Was wir bei TABAK tun

Für jeden neuen Mandanten erstellen wir eine Verfahrensdokumentation auf Basis seiner Systeme und Prozesse. Bestehende Mandanten erhalten jährlich einen GoBD-Compliance-Check. Bei kritischen Lücken bauen wir nach. Das ist nicht spektakulär — aber im Prüfungsfall ist es der Unterschied zwischen 5.000 € Stundenhonorar für die Bearbeitung der BP und 50.000 € Nachzahlung wegen Schätzung.