Wer eine Gesellschaft in Deutschland besitzt und selbst im Ausland sitzt, stellt jeden Monat dieselben drei Fragen: Verdient die Tochter Geld? Reicht die Liquidität? Wer schuldet wem was? Unser Ziel ist, dass Sie diese Fragen in 15 Minuten beantworten können. Dafür braucht es kein neues System, sondern einen festen Ablauf: saubere Buchhaltung in Deutschland, ein festes Berichtspaket, eine Brücke zum Kontenplan Ihres Konzerns und klare Zugriffsrechte.
Zwei Sichten auf dieselben Zahlen
Die deutsche GmbH ist eine eigene Rechtsperson. Sie führt eigene Bücher nach deutschem Handelsrecht (§ 238 HGB), auch wenn sie zu 100 Prozent Ihrer Muttergesellschaft gehört. Verantwortlich dafür ist die Geschäftsführung, und zwar auch dann, wenn der Geschäftsführer im Ausland lebt.
„Die Geschäftsführer sind verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen.“
§ 41 GmbHG
Den Jahresabschluss stellt die GmbH in deutscher Sprache und in Euro auf (§ 244 HGB). Er wird später öffentlich: Kapitalgesellschaften müssen ihn spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag zur Offenlegung übermitteln (§ 325 HGB). Diese Pflichtsicht ist für Behörden und Gläubiger gedacht, nicht für Ihre Steuerung. Ihre Konzernzentrale braucht eine zweite Sicht: monatlich, in ihrer Gliederung, in ihrer Sprache. Beide Sichten müssen aus denselben Buchungen stammen. Sonst diskutieren Sie am Jahresende zwei Wahrheiten.
Das Berichtspaket: vier Seiten, jeden Monat gleich
In Deutschland heißt der Monatsbericht aus der Buchhaltung BWA, „betriebswirtschaftliche Auswertung“. Der Standard dafür kommt vom deutschen Softwarehaus DATEV. Die Standard-BWA (Form 01) enthält nach DATEV-Angaben unter anderem eine kurzfristige Erfolgsrechnung, eine Bewegungsbilanz, eine statische Liquidität sowie Vorjahres- und Soll-Ist-Vergleiche. Daraus bauen wir ein Paket, das ein Investor ohne deutsche Vorkenntnisse lesen kann:
| Seite | Inhalt | Frage, die sie beantwortet |
|---|---|---|
| 1. Ergebnis | Umsatz, Rohertrag, Kosten, Ergebnis – Monat und Jahr, gegen Plan und Vorjahr | Verdienen wir Geld? |
| 2. Liquidität | Bankbestände, fällige Zahlungen, Vorschau auf die nächsten Wochen | Reicht das Geld? |
| 3. Offene Posten | Forderungen und Verbindlichkeiten nach Alter, getrennt nach Dritten und Konzerngesellschaften | Wer schuldet wem was? |
| 4. Kommentar | Drei bis fünf Sätze zu Abweichungen und anstehenden Entscheidungen | Was müssen wir tun? |
Die vierte Seite ist die wichtigste. Zahlen ohne Erklärung erzeugen Rückfragen, und Rückfragen über Zeitzonen kosten Tage. Wie Sie eine BWA für Entscheidungen statt für die Ablage aufbauen, beschreibt unser Beitrag zur التقارير المالية الفورية (BWA). Hier geht es um den Blick von außen: Was kommt bei der Muttergesellschaft an, in welcher Form, über welchen Weg?
Gleiche Struktur jeden Monat, ein fester Liefertermin, Zahlen in der Gliederung Ihres Konzerns, ein Kommentar in Ihrer Sprache und eine feste Ansprechperson für Rückfragen. Wenn eine dieser fünf Bedingungen fehlt, dauert das Lesen länger.
Der Datenfluss: vom Beleg bis zum Konzernbericht
- Belege und Bankdaten gelangen digital in DATEV Unternehmen online, die Cloud-Plattform für den Austausch zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei. Die Anmeldung erfolgt laut DATEV mit SmartCard, mIDentity-Stick oder SmartLogin.
- Die Buchhaltung erstellt unsere Partnerkanzlei TABAK Steuerberatung im DATEV-Rechnungswesen. Steuerliche Vorbehaltsaufgaben bleiben dort.
- Der Monatsabschluss umfasst Abgrenzungen, Abstimmung der Konzernsalden und die BWA.
- Die Überleitung übersetzt jede deutsche Kontonummer in eine Position Ihres Konzernkontenplans.
- Die Übergabe an das ERP der Muttergesellschaft erfolgt als vereinbarte Datei oder über eine Schnittstelle. DATEV bietet dafür geprüfte Programmierschnittstellen an.
Für den Anfang genügt oft ein Dateiexport mit fester Struktur. Eine automatische Schnittstelle lohnt sich, sobald die Überleitung stabil ist. So setzen wir Struktur, Buchhaltung und IT als ein Konzept um, nicht als drei getrennte Aufträge.
Kontenrahmen-Mapping: aus SKR wird Konzernkontenplan
Deutsche Buchhaltungen arbeiten meist mit einem Standard-Kontenrahmen von DATEV. Am weitesten verbreitet sind SKR 03 und SKR 04. SKR 03 ordnet die Konten nach betrieblichen Abläufen, SKR 04 nach der Gliederung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Ihr Konzern hat dagegen einen eigenen Kontenplan, oft nach den Regeln des Heimatlandes. Die Brücke ist eine Überleitungstabelle: Jedes deutsche Konto zeigt auf genau eine Konzernposition.
„Die meisten Reporting-Probleme sind in Wahrheit Mapping-Probleme. Wenn ein deutsches Konto zwei Konzernpositionen bedienen soll, stimmen am Monatsende die Summen nicht. Wir legen die Zuordnung einmal fest, versionieren sie und prüfen jede Änderung, bevor sie wirkt.“
Metehan Kurt, IT-Berater · DAVINCI Rechenzentrum
Die Überleitung löst auch die Sprachfrage. Die deutschen Kontenbezeichnungen bleiben deutsch. Ihre Zentrale sieht aber ihre eigenen Positionen, in ihrer Sprache. Das Gesetz verlangt für die Bücher nur eine „lebende Sprache“ (§ 239 HGB). Wird nicht Deutsch verwendet, kann das Finanzamt Übersetzungen verlangen (§ 146 Abs. 3 AO).
Zugriff aus dem Ausland: lesen ja, Bücher verlagern nur mit Genehmigung
Hier liegt die wichtigste deutsche Eigenheit. Bücher und Aufzeichnungen sind grundsätzlich in Deutschland zu führen und aufzubewahren (§ 146 Abs. 2 AO). Elektronische Bücher dürfen ohne Antrag in einem anderen EU-Mitgliedstaat liegen, wenn der Datenzugriff des Finanzamts voll möglich bleibt (§ 146 Abs. 2a AO). Für ein Land außerhalb der EU braucht es eine Bewilligung.
„Abweichend von Absatz 2 Satz 1 kann die zuständige Finanzbehörde auf schriftlichen oder elektronischen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon in einem Drittstaat oder in mehreren Drittstaaten geführt und aufbewahrt werden können.“
§ 146 Abs. 2b Satz 1 Abgabenordnung
Voraussetzung ist unter anderem, dass der Standort des Systems mitgeteilt wird und der Datenzugriff der Betriebsprüfung in vollem Umfang möglich ist. Wer die Buchführung ohne Bewilligung in einen Drittstaat verlagert, riskiert ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro (§ 146 Abs. 2c AO). Die Aufbewahrungsfristen betragen bis zu zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
Für die Praxis heißt das: Wenn Ihre Zentrale Berichte und Dashboards liest, führt sie damit nicht die Bücher. Wenn die deutsche GmbH dagegen direkt im ERP der Muttergesellschaft bucht und dieses System außerhalb der EU läuft, ist das eine Frage für § 146 Abs. 2b AO. Wo genau die Grenze verläuft, klären wir vorab mit der Partnerkanzlei, im Zweifel mit Antrag.
Bei den Zugriffsrechten gilt ein einfaches Prinzip: Jede Person hat einen eigenen Zugang, und die Muttergesellschaft liest, statt zu buchen. Gemeinsame Konten oder weitergegebene Passwörter gibt es nicht.
Datenschutz: Auch Konzernzahlen enthalten Personen
Lohnbuchhaltung, Reisekosten und Kundenkonten enthalten personenbezogene Daten. Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erkennt an, dass Konzerne ein berechtigtes Interesse an der Übermittlung für interne Verwaltungszwecke haben können (Erwägungsgrund 48). Sie stellt aber zugleich klar, dass die Regeln für Übermittlungen in Drittländer unberührt bleiben. Unsere Faustregel: Ins Konzernreporting gehören Summen, keine Namen. Wie Übermittlungen nach China rechtlich und technisch funktionieren, erklärt der Beitrag البيانات بين الصين وألمانيا.
Ein typischer Fall
Angenommen, ein chinesischer Industrieinvestor hat einen deutschen Automobilzulieferer übernommen. Teile der Fertigung laufen jetzt im Ausland, der Vertrieb bleibt in Deutschland unter der eingeführten Marke. Die deutsche GmbH kauft also bei Konzerngesellschaften ein und verkauft an Kunden in der EU. Für die Zentrale zählen dann vor allem drei Zahlen: die Marge der deutschen Gesellschaft, der Stand der Konzernverbindlichkeiten und die Liquidität. Genau diese drei stehen im Berichtspaket ganz oben. Warum die Marge einer solchen Vertriebsgesellschaft auch steuerlich wichtig ist, zeigen die Beiträge الإنتاج في الخارج والبيع في ألمانيا و Verrechnungspreis-Dokumentation.
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الأسئلة الشائعة
Kann unsere Konzernbuchhaltung im Ausland die Bücher der deutschen GmbH führen?
In einem anderen EU-Staat ja, wenn der Datenzugriff des Finanzamts voll möglich bleibt (§ 146 Abs. 2a AO). Außerhalb der EU nur mit Bewilligung des Finanzamts (§ 146 Abs. 2b AO). Ohne Bewilligung droht ein Verzögerungsgeld.
Bekommen wir die Zahlen in unserer Sprache?
Ja, über die Überleitung in Ihren Konzernkontenplan und den Kommentar. Der gesetzliche Jahresabschluss bleibt jedoch deutsch und in Euro (§ 244 HGB).
Wer haftet, wenn die Buchhaltung nicht stimmt?
Die Pflicht liegt bei den Geschäftsführern der GmbH (§ 41 GmbHG), auch wenn sie im Ausland leben. Deshalb sollte der Geschäftsführer das Berichtspaket ebenso regelmäßig sehen wie die Zentrale.
Brauchen wir sofort eine Schnittstelle zum ERP der Muttergesellschaft?
Nein. Ein Dateiexport mit fester Überleitung reicht für den Anfang. Eine automatische Schnittstelle folgt, wenn Struktur und Zuordnung stabil sind.
Darf die Zentrale Lohndaten einzelner Mitarbeiter sehen?
Das ist eine Datenschutzfrage und braucht eine Rechtsgrundlage. Für die Steuerung reichen meist Summen je Abteilung. So bleiben personenbezogene Daten dort, wo sie hingehören.
Quellen
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung (Abs. 2, 2a, 2b, 2c, 3)
- § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen, Datenzugriff
- § 41 GmbHG – Buchführung
- § 239 HGB – Führung der Handelsbücher
- § 244 HGB – Sprache, Währungseinheit
- § 325 HGB – Offenlegung
- DATEV: BWA-Form 01 – DATEV-Standard-BWA (Dok.-Nr. 9211724)
- DATEV: Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04
- DATEV Unternehmen online
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Erwägungsgrund 48
Ihre Tochter auf einen Blick.
Wir richten Buchhaltungsfluss, Überleitung und Zugriffsrechte so ein, dass Ihre Zentrale jeden Monat in 15 Minuten weiß, wo die deutsche Gesellschaft steht. Die Buchhaltung erstellt unsere Partnerkanzlei TABAK Steuerberatung.